1 組閣について

2005年度の反省をふまえて、2006年度の組閣案を立ててみた。
但し、大学側が「部長」というときには顧問部長（2005年度は長岡龍作教授）のことを指す。
「主将」というときには「文化部委員」のこと、「主務」というときには「会計」のことを指している。
少なくとも2005年度部長はそう解釈してきた。
文化部委員会というのは、学友会から役員となる部が年度ごとに選ばれ、運営される機関である。
役員になると特別に予算が数万増える。バイト代だ。北杜という大学オフィシャルの新歓パンフもここが作る。



1.1 部長
具体的な仕事は何も割り当てない。
仕事がないということは、
「部員の心を部に引き止めるため、部員の作画技術向上のため」の活動に集中出来るということ。
予期せぬ仕事はきっと舞い込むし、役職に就けたはずの人が部から疎遠になることもあるかもしれない。

1.2 文化部委員

大学の教務学生係が認めるところの、「東北大学学友会美術部」の代表。
書類の上で「美術部主将」なのだから、火事が出たら退学になるのは部長ではなく文化部委員である。
あらゆる書類の名義がこの担当者の名前になる。
そのあらゆる書類を期限内に作成・提出することを主な仕事とする。
文化部委員会に呼ばれての会議出席もしなければならない。
仕事となる書類は自宅のポストに入ってきたり、管理棟のポストに入って来たりする。
前年度部長の自宅に届いたりする（教務もお役所仕事なのだ）。油断ならない仕事である。

1.3 学生委員

サークル協議会（という名の自治会付属の組織）が認めるところの、「東北大学学友会美術部」の代表。
サ協の主催する会議には全く出席しなくとも良いだろう。2005年度は、彼らからお金をもらった覚えはない。
ただ、彼らは大学がサークルに求めていることを（誇張歪曲が多々入るが）知らせに奔走してくれるので、
「サークル継続届けはいつ提出」「ストーブ使用許可の集まりはいつ」などを知るのに役立つ。
しかし、これらの情報は川内キャンパスの掲示板に掲示されたり管理棟のポストに投函されたりするので、
注意深く情報を集めていれば彼らの世話にならずとも良いはずだ。
年度初め、新歓パンフを作成しているようなので、それには参加すべき。

1.4 合宿＋在仙管理

主に心労を担当する。
合宿は参加メンツを募るところから闘いは始まっている。
シャイな僕達が一年生の予定を聞きだす。当然誰かが行ける日には他の誰かが行けなくなる。
誰を切るか決めるのはこの担当者。2005年度担当者は自分を切ることにした。波乱。葬儀。
予算金額の希望もそれぞれ違う。どうする。現地へのアクセス・宿の実情って結構わからない。
在仙。2005年度は福祉大・学院女子・東北薬科さんたちと在仙展を開くことになった。
合同展をやると開催費も割り勘、出展数の激増、などいいことも多いが面倒も多いはずだ。
酒の席なども設定することになるかもしれない。
宮城県美術館県民ギャラリーの使い方に慣れているのはウチなので、上手く指揮したい。
しかし搬入の時間は有限だ、フック・ワイヤーの数も有限だ。

1.5 文化祭全般係

夏休み前〜夏休み明け辺りに頻発する、大学祭実行委員会の主催する会議に全て出席。
文化祭企画の立案から最終日の片付けまで気が抜けない。
最も多く似顔絵を描け、などということを要求されているのではなく、
抜け目なく学祭実行委員会の指示をこなすことが大切である。
不備があると、次年度の学祭における各種査定結果（支給物品・場所取り）にひびくと聞いている。
2005年度は、使用前のイス・机の数、そして何個使ったかを控えておかなかったので大層難儀した。

1.6 新歓＋名簿作成・管理係

新入生を迎えるための準備（大掃除・接待・新歓コンパのお誘い・幹事）の全てをこなした後、
手元に残った個人情報をもとに名簿を作成する。
新歓パンフは文化部委員会、新聞部、サ協…が作っていた。
六月展の前に義務を終え、早くも無罪放免の身となる。

1.7 HP管理+ポスト係

「東北大学学友会美術部オフィシャルウェブサイト」を管理運営する。
サイトの更新やウェブデザインの変更などをする。
まめに美術部の活動を世間の人やOB・OGに広報する役目。
川内管理棟２階学生係のポストにお仕事書類が投函される。
ここのチェックを怠ると、文化部委員の仕事に差し障る。何より文化部委員を不安にさせる。
ポストに書類が滞ったら、部長の責任でも文化部委員の責任でもなく、
ポスト係の責任とする、というのが例年の流れのようだ。

1.8 会計

「東北大学学友会美術部」名義の通帳を管理する。
文化部委員会の指定する方法で「会計ノート」を作成。
部員に「画材を買ったら領収書を貰うように」と呼びかける役目もある。
この領収書集めの意義については後述する。
文化部委員会の主催する会議には、文化部委員より会計が出席すべきものもある。

1.9 前期展覧会＋前期セメ備品管理

展覧会を必ず６月にやる、というわけではない。
宮城県美術館を借りなきゃいけない理由も無い（七万かかっている）。
ただでスペースを貸してもらえるところだってあるかもしれない。
ウチ単独でやる必要も無い。どこかと合同でやってもいいはずだ。
毎回の反省は部の机の右引き出しにアンケートが保管してある。参考にされたい。
このアンケートだが、余っても再利用が利くように、
日時等を入れず、ただ「美忘展」と書くことにした（2006年度６月展から）。
合同展にも使えるようにすべき、とあれば「今日の展覧会についてのアンケート」などとしても良いだろう。
この前期セメスタの展覧会だが、一年生に「ウチの美術ぶってこんな感じ」と示す意味もある。と聞いた。
普段から部室の何処に何をしまっているか把握しておき、足りなくなったものを報告、
会計に買ってもらう、という仕事もやったらいいと思う。だって展覧会を指揮するんだし。

1.10 後期展覧会＋後期セメ備品管理

６月展担当者にならう。
展示品に文化祭の似顔絵ポスター等を追加できる。
が、2005年度は忘れていた。ｓｄｋも川ブも忘れていた。




2 部費について



2.1徴収金額

在籍二年目まではセメスタごとに3000円徴収している。
しかし途中微妙な時期に入った人や、院生から入った人などから徴収するのは難しい。

2.2 領収書の形式

2005年度は、部員が買った画材は全て「東北大学学友会美術部」名義の領収書をもらっていた。
この領収書が文化部委員会に認められるには厳しい条件をクリアしなくてはいけない。
\マークが必要だったり、三桁ごとの「，」が必要だったり、金額の後ろに「−」が必要だったりする。
例「\2,300−」
コンピュータ印刷のものや金額欄が□□□□□□枠の場合などはその限りではない。
年度である程度要求されることにバラつきがある。
但し書きも「品代」ではなく「スケッチブック代」などとしなくてはならない。
レジのお姉さんに任せきりではいけない。領収者のアナログの判子が必要。
ヨドバシカメラの領収書のように、アナログの判子がないものは却下される。

2.3 会計ノート

領収書を集めて学校指定の形式でノートにまとめる。
これを会計ノートと呼ぶ。
この領収書、一年分集めたものが「総支出」である。総支出を文化部委員会に申告する。
このとき会計ノートを添付する。総支出が高い部ほど来年度の予算査定が有利である。
つまりただの筆記用具でも画材になりそうなものは生協で「鉛筆、ペン代として」とか
趣味の画集を買ったときでも「画集代として」と、美術部名義で領収書をもらっておくのが吉だ。

2.4 文化部委員会の仲介

文化部委員会が年度ごとの予算を決定している。
その予算は近年11万程度である。
これを丁度使い切っただけの分の会計ノートをまず一冊作成する。
これには疑いなく査定の通りそうな領収書（形式、使途が適切なもの）を集める。
これは大学にまわされる。
もう一つ会計ノートを作る。その他の領収書をありったけ貼り付ける。
これを文化部委員会が前者のノートとの合計金額を出し、「総支出」として認定する。

2.5 備品購入援助

文化部委員会が備品を購入してくれる、備品購入援助、というものがある。
年に６万ずつこれに充てる額が各部に積み立てられる。
2005年度の時点で20万くらい残っている。
しかし自由に使えるお金ではない。一年に大学が文化部全体の援助に充てる額は計130万くらい。
このお金を自分の部の積立額の範囲で使える権利を抽選する。
抽選に当たった部の順に使っていくが、130万超えたところで抽選終了。
その他細かいルールもあった。

大学が備品修理や備品購入をしてくれる書類もきたことがある。
50万以上部門と50万以下部門があった。
これに見積もり書や販売店価格のカタログを添付する必要もあった。